Documenten migreren naar online? Dit is wat je wil weten!

Dave vertelt!

 

Documenten migreren - Dave

Documenten migreren naar Office 365 wanneer je al jaren bestanden op het bureaublad opslaat of in een bestandsshare (een map op het netwerk) deelt met collega’s, kan een ontmoedigende taak lijken zonder de juiste begeleiding en ondersteuning.

Veel organisaties maken de fout om simpelweg OneDrive aan hun medewerkers te bieden middels een link naar SharePoint. Onder het nom van ‘zoek het maar “even” uit’….

Gelukkig herinneren verandermanagementmethodieken ons eraan dat projecten zonder voldoende communicatie en training falen. Dit heeft een domino-effect op het werkplezier (ook wel LOVE TO WORK genoemd) van medewerkers en productiviteitsniveaus, daarmee heeft het uiteraard invloed op het behoud van medewerkers.

Afgezien van de technische knowhow, is één van de grootste uitdagingen die we dagelijks tegenkomen, het veranderen van de manier waarop mensen informatie opslaan en terugvinden. Wanneer we dat dan gezamenlijk hebben gerealiseerd… Daar worden wij heel blij van!

We lichten even een aantal voorbeelden toe.

Wat is OneDrive voor bedrijven?

Documenten migreren - OneDrive

OneDrive voor bedrijven is de cloudopslagservice van Microsoft die wordt geleverd met Office 365. Met OneDrive kan je al jouw bestanden veilig op één plek opslaan, met anderen delen en overal vandaan benaderen. ”

Wat is SharePoint?

Documenten migreren - SharePoint

 “Organisaties gebruiken SharePoint om (interne) websites te maken. Je kan het gebruiken als een veilige plaats voor het opslaan, organiseren, delen en toegang verkrijgen tot informatie vanaf elk apparaat. Het enige wat je minimaal nodig hebt, is een webbrowser, zoals Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome of Firefox.”

Wat is Microsoft Teams?

Documenten migreren - Teams
Microsoft Teams is een geheel nieuwe op chat gebaseerde werkomgeving die mensen, gesprekken en inhoud samenbrengt, samen met de tools die teams nodig hebben, zodat ze gemakkelijk kunnen samenwerken om meer te bereiken.”

Houd onze LinkedIn-pagina in de gaten! Het gebruik van Teams wordt namelijk binnenkort gratis beschikbaar.

Waar moet je aan denken vóórdat je de inhoud verplaatst?

De snelste manier zou zijn om inhoud van oude omgevingen naar de nieuwe omgevingen te slepen en neer te zetten. Zo, documenten migreren klaar! Maar helaas. Dit lijkt misschien het makkelijkst maar is zeker niet de beste manier om het te doen. Voordat je begint, denk aan het volgende:

  • Dubbele documenten
    Het gemis om documenten terug te vinden in een traditionele netwerkmap heeft geleid dat veel documenten dubbel zijn opgeslagen in mappen. Persoon A vindt het prettig werken om het op te slaan in map A, waar persoon B hetzelfde document elders heeft opgeslagen. Maak dit indien mogelijk schoon of overweeg software om op duplicaten te controleren.

 

  • Naamconventies
    In het verleden hebben we onze bestanden “Maandelijks rapport v01 afgedrukt en gecontroleerd door Edwin v03 draft final.doc” opgeslagen. We deden dit uit de angst om dingen te verliezen. Hoe meer details in de naam opgenomen was, hoe comfortabeler het was, in de wetenschap dat het opnieuw gevonden zou worden. Dit is onnodig omdat het zoeken in SharePoint Online en OneDrive zowel op namen, als op de inhoud van de documenten (zelfs PDF) gaat. In OneDrive is nu ook OCR-scannen (Optical-Character Recognition) inbegrepen, waarmee foto’s worden gecodeerd op basis van de tekst die wordt opgehaald.

 

  • Ongeldige bestandsnamen en bestandstypen in OneDrive en SharePoint 
    Er zijn (niet veel) beperkingen in OneDrive en SharePoint. Het is goed om hiermee bekend te zijn. Bijvoorbeeld “*: <“>? / \ | ” kan niet worden gebruikt in bestands- of mapnamen.

 

  • Bestandsgrootte / typen 
    Er zijn geen geblokkeerde bestandstypen in OneDrive, maar er zijn wel enkele beperkingen in SharePoint en OneDrive. Houd ook rekening met de grootte van uw bestanden. Als je gewend bent om bestanden op uw lokale pc op te slaan, duurt het iets langer om deze te openen vanuit de online-locatie. Kennis hebben van de bestandsgrootten helpt!

 

  • Lengte bestandsnaam 
    OneDrive en SharePoint Online hebben een limiet van 400 tekens voor bestandspaden. Wat bedoelen we met een bestandspad? Dat is de totale lengte van de documentnaam, inclusief de mappen waarin deze zich nu bevindt. Bijvoorbeeld: C:\Gebruikers\EdwinG\OneDrive voor bedrijven\Alleen ik\Training en onderzoek\Routekaarten\Microsoft Office 365\Microsoft SharePoint Tips en trucs E-mailsjabloon 2.FINAL.docs (heb je meegeteld? Dit bestand zou dus in theorie gemigreerd kunnen worden).

 

  • Verouderde / oude inhoud 
    Neem een beslissing over welke data je als organisatie wilt migreren, alleen het financiële jaar of de afgelopen 3 jaar? Alleen definitieve documenten, geen werkdocumenten? Dit is natuurlijk afhankelijk van de branche waarin je werkt / verwerkt waarmee je werkt.

Conclusie

Elke nieuwe omgeving is spannend maar met voldoende transparantie, communicatie en training wordt het je nieuwe manier van werken. KB-IT is sparringpartner in het hele traject en verzorgen de adoptie bij alle medewerkers, waardoor de nieuwe omgeving voor iedereen leuk is om mee te werken. Kom met ons in gesprek!

Documenten migreren mét een positieve gebruikerservaring…