Dokoni FIND: de Enterprise Search Engine van Konica Minolta

Bestanden vinden…

Bestanden mogen niet “zomaar” bewaard worden. De eigenaar van het bestand (zoals van een rijbewijs) moet specifiek toestemming geven. Vervolgens moet de manier van bewaren aan een aantal voorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld beveiligd opslaan waar alleen de bevoegde mensen bij kunnen of bepaalde gegevens in het bestand moeten afgeschermd worden.

Geen idee waar je moet beginnen of waar we het over hebben? De informatiebeveiligingsscan brengt in kaart wat er moet gebeuren, de AVG module sluit hierbij aan.

Maar hoe zit het met de bestanden die je al eerder hebt opgeslagen? Het is als zoeken naar dat éne speldje in de hooiberg als je wilt controleren of elk bestand voldoet aan deze regels. Verschillende systemen, uiteraard een stukje geschiedenis, verschillende benamingen van bestanden, opgeschoond maar niet verwijderd. Situaties die veelal in de praktijk voorkomen waardoor het zoeken niet wordt vergemakkelijkt.

Bestanden vinden kan überhaupt lastig zijn. Vanwege een migratie- of kopieslag waarin niet alle kenmerken zijn meegenomen of het simpelweg vergeten van een bestandsnaam zorgt er voor dat zoeken niet een favoriete bezigheid is van menig mens.

Daarom heeft Konica Minolta een Enterprise Search Engine genaamd dokoni FIND ontwikkeld.

Dokoni FIND - Konica Minolta

Écht zoeken en vinden

Dokoni FIND zorgt voor toegang tot alle geïndexeerde informatie vanuit één toegangspunt. Bestanden (ongeacht bestandsindeling of opslaglocatie) worden volledig onder de loep genomen. Zo wordt er niet alleen gezocht op bestandsnaam maar ook op inhoud van het bestand. Neem als voorbeeld weer het rijbewijs. Indien er wordt gezocht op ‘rijbewijs’ zal dokoni FIND elk bestand als ware lezen, op zoek naar de term ‘rijbewijs’. In de titel, bestandsnaam, eventueel een kenmerk maar ook op de letters in het bestand. Dokoni FIND “leest” het bestand. Hiervoor hoef je niet de verschillende applicaties te openen maar kan je simpelweg vanuit één punt de zoekresultaten van alle applicaties te voorschijn halen.

Echter toont de Enterprise Search Engine alleen de resultaten die de gebruiker mag zien. Zo weet je zeker dat de informatie beveiligd wordt doorzocht. Dit is mogelijk vanwege de geïntegreerde universele index die wordt samengesteld uit de aangesloten gegevensopslaglocaties, applicaties en databases. Met dokoni FIND plaats je een contentlaag over de bestanden, waardoor deze te doorzoeken zijn. Uiteraard afhankelijk van jouw autorisatie. Hierdoor worden zelfs bestanden teruggevonden die eigenlijk al verwijderd hadden moeten zijn in het kader van de AVG.

Konica Minolta noemt het zelf een Document Capture & Management systeem en wij zijn het daar helemaal mee eens. Kom er zelf achter en probeer het 30 dagen gratis uit.

Dokoni FIND - Gratis Proberen

Neem contact met ons op om samen de mogelijkheden te bespreken.
Wij denken graag met je mee.