Flow toepassen: begin bij het begin!

Vorige week vrijdag hebben we jullie kennis laten maken met Flow. Een uitgebreid – voor velen gratis – dienst van Microsoft. Je kan automatisch data verplaatsen, herinneringen binnen krijgen via Outlook, Mailchimp, Twitter… Je kan het zo gek niet bedenken, of Flow kan er mee samenwerken.

Maar omdat Flow zo uitgebreid is, begrijpen wij van KB-IT dat je wilt weten waar je moet beginnen.

In plaats van direct met codes aan de gang te gaan – ho stop, ho stop – zal je eerst goed moeten nadenken over wat je verwacht van Flow.

Zie het als een sollicitant. Je wilt weten wat diegene allemaal kan en wat voor toegevoegde waarde hij of zij voor jou kan hebben. Maar dat geldt voor de sollicitant zelf natuurlijk ook. Zal hij of zij op de juiste plaats zitten? Sluiten de wensen van het bedrijf aan bij de vaardigheden van de sollicitant? Er moet een match zijn.

Zonder die match, kan je de sollicitant net zo goed niet aannemen. Zo simpel is het.

Dat geldt ook voor Flow

We leggen je uit hoe!

Begin bij het begin

Schrijf volledig, uitgebreid, concreet, helemaal, precies – you get the point – uit wat de gewenste flow is.

Bedenk samen met jouw collega’s waarom je Flow wilt inzetten, maar nog belangrijker… waar voor. Wat is het doel van de uitkomst of resultaat van Flow? Werk vergemakkelijken, werkstromen automatisering, inzichten krijgen, data generen zijn een aantal voorbeelden. Begin bij één flow en werk dit samen uit.

Schetsen maar!

Met de schitterende Microsoft Surface Studio kunnen we ons hart ophalen. Je kan namelijk op dit apparaat tekenen (daarover volgende week meer). En dat komt goed uit, want een belangrijk onderdeel van het toepassen van Flow is een flowchart schetsen. En we zeggen bewust schetsen, want het kan maar zo zijn, dat tijdens het schetsen er toch nog het één en ander gefinetuned moet worden.

 

Maar je mag natuurlijk ook Visio gebruiken

 

 

Van input naar output

Je weet nu wat er moet gebeuren met Flow en waarom.  Doordat je dit weet, kan je de Flow compleet maken. Maak van input output, op de volgende manieren.

1. Haal informatie op uit andere bronnen

Dit klinkt misschien niet heel voor de hand liggend, maar dat hoort het wel te zijn. Flow kan met verschillende bronnen connecties maken. In deze stap ga je bepalen hoe.

Bijvoorbeeld: wanneer een item wordt gewijzigd in Exact (externe bron), moet persoon X hierover een mail ontvangen.

Bijvoorbeeld: wanneer de directeur een tweet (Twitter als externe bron) plaatst, moet deze tweet ook ingeladen worden in je SharePoint-omgeving.

2. Bepaal wat de stap precies moet zijn in Flow

Je hebt de volgende opties:

Taak: een activiteit die een specifiek iemand moet uitvoeren. Ja, duh… horen we je zeggen. Maar denk hierbij goed na wie deze taak gaat uitvoeren en waarom. Wat moet het resultaat zijn van de taak?

E-mail: een e-mail versturen naar de ontvanger. Dit klinkt ook al weer zo logisch. Maar welke tekst komt in de e-mail? Wie ontvangt het? En nog beter: wat zegt de tekst? Moet er een taak worden uitgevoerd of is het alleen een herinnering? Verduidelijk dit, zodat de Flow goed toch zijn recht kan komen.

Actie: op basis van de Flow kan een actie worden uitgevoerd. Door Flow of door de eigenaar van de Flow. Of zelfs door een aangewezen persoon door de eigenaar van de Flow. Je kan het zo gek niet bedenken.

Put it to the test

Misschien is dit wel het belangrijkste onderdeel van Flow: testen! Doet de flow wat je voor ogen had? Missen er stappen, connecties met externe bronnen?

 

Wil het niet lukken? Niet getreurd. KB-IT staat klaar om samen met jou hierover na te denken.

Flow…