Informatie kan je beveiligen met documentsolutions!

Op welke manieren kan je jouw informatie beveiligen?

We hebben het al eens gehad over digital transformation. Communicatie hoort daar uiteraard bij. Ondanks dat dit vele kansen biedt, is hiermee ook de kans op minder veilige omgeving aanwezig. Zoals aanvallen en inbreuk op data. Bedenk je goed dat kopieer-, print-, scan- en faxsystemen hier een onderdeel van uit maken. MFP’s (je weet wel, multifunctionals) hebben de hoofdrol. Dit vatten we samen met het woord documentsolutions. Ook met deze apparaten kan je jouw informatie beveiligen.

MFP’s zijn toegankelijk voor medewerkers, of zelfs voor bezoekers in openbare ruimtes. Oftewel, een eenvoudige manier voor mensen met kwade bedoelingen om documenten in hun handen te krijgen. Wist je dat informatie opgeslagen kan zijn op de harddisk van zo’n MFP? Of het alom bekende voorbeeld: rondslingerende en vergeten geprinte / gescande documenten bij het apparaat.

Document Solutions - informatie beveiligen

Neem voorzorgsmaatregelen met documentsolutions

Neem daarom voorzorgsmaatregelen om bewustzijn te creëren, maar ook om data te beveiligen.

Hieronder geven we een aantal voorbeelden weer. Een manier om jouw printer-harddisk te beveiligen en dus daarmee jouw informatie:

  • Wijzig het administrator wachtwoord
  • Verwijder automatisch tijdelijke data van de harddisk
  • Zet een “extra” wachtwoord op de harddisk: hierdoor kan de data alleen worden gelezen door dit wachtwoord in te voeren
  • Overschrijf de data op de harddisk

Zo simpel kan het zijn.

Beveiligd afdrukken moet de standaard zijn

Printjes zijn vaak het onderwerp als voorbeeld van een datalek. Je print een ingevuld formulier en laat deze op je bureau slingeren. Niet echt voorzichtig met klantgegevens, hé? Maar dan komt de schoonmaker binnen. Zij kunnen moeilijk met hun ogen dicht je bureau schoonmaken. Raad eens? Precies… Door je printje te laten slingeren op je bureau heb je een datalek gecreëerd. Wellicht onbewust, maar juist daarom is het belangrijk om hier aandacht aan te geven.

Met beveiligd afdrukken (simpelweg een optie in je Office-toepassingen) druk je niet je tekst af in codetaal. In tegendeel zelfs. Je document wordt pas geprint als jij het wachtwoord in hebt gevuld op de MFP. Handig!Documentsolutions - MFP

Een andere opties is pull printing, beter bekend als follow me printing. Geen zorgen, je krijgt geen chip in je nek zodat je gevolgd kan worden naar de printer, maar met een druppel of dongel loop je naar de printer en dan pas wordt je document geprint. Het grote voordeel hieraan is dat je elke MFP in jouw printeromgeving kunt kiezen. Dus wilde je toch net een kop koffie halen en staat er daar een printer in de buurt? Twee vliegen in één klap! Met follow me printing kan je zelfs printen in een ander gebouw, land of continent. De gegevens zoals persoonlijk identificatienummer, gebruikersnaam en wachtwoord staan op je druppel/dongel. Totdat jij deze bekend maakt aan de MFP, staan je documenten beveiligd op de server.

Nog een fijn voordeel: met follow me printing kan er tot 25% bespaard worden op afdrukkosten. 

Een kleine greep uit de opties van het veilig omgaan met je informatie op MFP’s. Er zijn nog meer opties. Deze weten? Neem dan contact met ons op.

Documentsolutions…

Documentsolutions - niet uitgepraat